PMS hôtelier et réception
PMS hôtelier cloud : calendrier de réservations en glisser-déposer, check-in/check-out en un clic, folios, facturation, 50+ rapports et multi-établissements.
PMS hôtelier et réception
Gérez toute votre réception depuis un seul écran dans le cloud — un calendrier de réservations visuel, un check-in rapide, ainsi que toutes vos factures, rapports et informations clients réunis au même endroit, sur n'importe quel appareil.
- Calendrier de réservations en glisser-déposer et planning des chambres codé par couleur
- Check-in/check-out en un clic, clients sans réservation et changements de chambre instantanés
- Réservations de groupe et allotements avec factures partagées
- Gestion des chambres, des tarifs et des disponibilités avec restrictions de durée minimale de séjour et de fermeture des ventes
- Factures clients, addition partagée, acomptes et compte collectif
- Suivi des extras et suppléments de réservation avec facturation automatique et taxes configurables
- Plus de 50 rapports intégrés couvrant l'occupation, le chiffre d'affaires et les prévisions
- Gérez plusieurs établissements depuis un seul tableau de bord unifié
- Enregistrement des clients avec déclaration police / identité (KBS) et scan d'identité par QR code
- Utilisateurs illimités avec permissions par rôle et suivi des commissions du personnel
PMS hôtelier et réception
Gérez toute votre réception depuis un seul écran dans le cloud — un calendrier de réservations visuel, un check-in rapide, ainsi que toutes vos factures, rapports et informations clients réunis au même endroit, sur n'importe quel appareil.
Le système sur lequel repose tout le reste de l'hôtel
Un système de gestion hôtelière (PMS) est le registre de tout ce qui concerne une chambre et un séjour : qui l'a réservée et à quel prix, qui y dort ce soir, ce que le client a dépensé et ce qu'il doit encore. La réception y travaille toute la journée, la gouvernance y lit l'état des chambres et le propriétaire y trouve les chiffres du mois.
Le channel manager et le moteur de réservation sont des outils de vente. L'un envoie vos chambres sur Booking.com, Expedia et les autres OTA, l'autre les vend sur votre propre site — et tous deux dépendent d'un PMS qui sait exactement ce qui est disponible. Dans HMS Flow, les trois ne forment qu'un seul système sur une seule base de données : une chambre vendue n'importe où disparaît de tous les autres canaux dès que la vente arrive sur le calendrier.
HMS Flow étant un PMS hôtelier dans le cloud, il fonctionne dans un navigateur web et dans les applications Android et iOS. Pas de serveur dans le back-office, rien à installer sur chaque ordinateur et aucune mise à niveau à acheter plus tard : vous vous connectez où que vous soyez et voyez les mêmes données en temps réel que la réception.
Des réceptions qui l'utilisent au quotidien
De la passation du matin à l'audit de nuit
Voici une journée ordinaire dans un hôtel de 30 chambres équipé de HMS Flow. Chaque étape se fait sur le même écran, et rien n'est saisi deux fois.
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Passation du matin
L'audit de nuit a clôturé la veille tout seul à minuit : la date a déjà basculé. Le réceptionniste du matin reprend la caisse de l'équipe de nuit, avec son solde compté par mode de paiement, et le tableau de bord liste les arrivées, les départs et les chambres sales du jour, ainsi que toute réservation encore en attente d'un numéro de chambre.
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Départs et règlement des notes
Le folio contient déjà les nuitées et chaque extra imputé pendant le séjour — le minibar, le spa, l'addition du restaurant avec son numéro. Le client paie en espèces, par carte ou par virement, ou le solde est transféré sur le compte de l'agence de voyage ou de l'entreprise avec une date d'échéance. La facture s'imprime sur votre propre modèle de facture.
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Réservation par téléphone d'un habitué
Saisissez le numéro de pièce d'identité du client et ses coordonnées se remplissent à partir du dernier séjour ; si le client figure sur votre liste noire, un avertissement s'affiche à la place. Si les dates empiètent sur une nouvelle saison, attribuez à chaque nuit son propre prix. Dès que la réservation est enregistrée, la chambre est retirée de tous les canaux connectés.
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Un groupe arrive
Un groupe de touristes qui a besoin de onze chambres est saisi comme une seule réservation de groupe : sélectionnez les chambres ensemble sur le planning des chambres et sauvegardez-les en une seule étape, puis enregistrez chaque client individuellement lorsqu'il se présente à la réception.
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Check-in de l'après-midi
Scannez une carte d'identité, un passeport ou un permis de conduire avec le scanner gratuit ou l'appareil photo du téléphone, et la fiche client se remplit toute seule. Pour les établissements en Turquie, le check-in envoie automatiquement la déclaration à la police ou à la gendarmerie (KBS) et, avec un point d'accès Wi-Fi connecté, l'accès Wi-Fi du client s'active dans la même étape.
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Restaurant et bar
Les commandes prises sur la caisse restaurant Adisyo sont imputées automatiquement à la chambre du client. Un client non logé est facturé sur une note ouverte, qui peut être transférée plus tard sur le compte d'une chambre si un client décide de la régler.
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Audit de nuit, sans personne au clavier
À minuit, HMS Flow exécute seul la clôture de journée. L'équipe du matin trouve la journée clôturée et les rapports d'occupation, de chiffre d'affaires et de caisse prêts à consulter — personne n'a besoin de rester tard pour clôturer la journée.
Tout ce dont la réception a besoin, au même endroit
Six domaines couvrent le travail de la réception, de la caisse et du back-office. Tous sont inclus dans chaque offre.
Réservations et planning des chambres
Un planning des chambres mensuel — ou plusieurs mois côte à côte — où vous créez, déplacez ou prolongez un séjour par glisser-déposer. Saisissez des réservations rapides, détaillées, de groupe et en option, colorez-les par canal ou par agence, bloquez des dates ou mettez une chambre hors service, et voyez d'un coup d'œil combien de réservations attendent encore une chambre.
Folios, caisse et comptes débiteurs
Encaissez un acompte dès la réservation, puis des règlements en espèces, par carte, virement, paiement en ligne ou vente à distance, en plusieurs devises. Chaque utilisateur clôture et remet sa propre caisse, un rapport de caisse en temps réel ventile les encaissements par mode de paiement et par devise, et les agences et entreprises disposent de leurs propres comptes avec dates d'échéance.
Tarifs, formules de restauration et restrictions
Tarifez par chambre ou par personne avec des tarifs selon l'occupation, associez des formules de restauration et donnez à chaque nuit d'un séjour son propre prix. Modifiez prix, disponibilités, durées minimale et maximale de séjour, fermeture à l'arrivée et fermeture à la vente sur toute une période en une seule fois, avec tarifs remboursables et non remboursables côte à côte.
Rapports et audit de nuit
Plus de 50 rapports — prévisions par type de chambre, occupation et capacité, chiffre d'affaires par formule de restauration, nationalités, main courante, soldes ouverts, départs anticipés, modifications de prix, séjours offerts et réservations supprimées — ainsi qu'un tableau de bord des ventes avec RevPAR. Chaque rapport s'exporte en Excel ou PDF, et l'audit de nuit s'exécute tout seul à minuit.
Extras, restaurant et facturation
Imputez minibar, spa et restaurant sur une chambre par point de vente avec le numéro de ticket, ou facturez un client non logé et transférez la note sur une chambre plus tard. Les commandes du restaurant Adisyo arrivent d'elles-mêmes sur le folio. Les factures s'impriment sur votre propre modèle, les factures d'achat mettent à jour le stock et, en Turquie, les factures électroniques partent via Paraşüt ou Turkcell.
Utilisateurs, droits et piste d'audit
Ajoutez autant d'utilisateurs et d'appareils que nécessaire et décidez pour chaque personne ce qu'elle peut voir et modifier. N'autorisez la connexion que depuis l'adresse IP de l'hôtel, rattachez dans le journal d'activité chaque ajout, modification et suppression à un utilisateur et à une IP, suivez les commissions du personnel et passez d'un établissement à l'autre sans vous déconnecter.
Pourquoi les hôtels abandonnent tableurs et logiciels installés
La plupart des établissements qui arrivent chez HMS Flow fonctionnent avec un tableur, un planning papier ou un logiciel installé sur un seul ordinateur de réception. Voici ce qui change.
| Comparaison | Tableur ou papier | PMS installé | HMS Flow |
|---|---|---|---|
| Travailler partout, sur tout appareil | Non | En général, seul le PC de réception | Oui |
| OTA mises à jour dès la vente | Non | Souvent une option payante | Oui |
| Audit de nuit | Manuel | Manuel, à la réception | Automatique à minuit |
| Sauvegardes | À votre charge | Sur votre propre serveur | Automatiques, sur nos serveurs |
| Mises à jour et nouveautés | Non | Payantes, installées sur site | Incluses, rien à installer |
| Plusieurs personnes à la fois | Un fichier, un seul éditeur | Prix par licence | Utilisateurs illimités |
| Coût initial | Aucun | Licence et matériel | Aucun — une offre annuelle |
Tout votre établissement dans votre poche
Ce sont de véritables écrans de l'application HMS Flow, sur le téléphone ou la tablette que votre équipe a déjà en main — et dans la langue dans laquelle vous lisez cette page.
Conçu pour les règles auxquelles sont soumis les hôtels en Turquie
Pour les établissements en Turquie, les déclarations officielles qui grignotent souvent la fin du service se font dans le cadre du travail normal de la réception.
- Déclaration d'identité KBS à la police ou à la gendarmerie, envoyée automatiquement au check-in, au changement de chambre et au check-out
- Aucun code de validation mobile EGM SEC nécessaire pour envoyer les déclarations
- Statistiques mensuelles d'hébergement pour le ministère de la Culture et du Tourisme au format requis
- Facture électronique via les intégrations Paraşüt et Turkcell
- Point d'accès Wi-Fi client avec journalisation conforme à la loi 5651
- Scanner gratuit de pièces d'identité et de passeports qui lit le document dans la fiche client
Hors de Turquie ?
Les rapports liste des clients, nationalités et main courante s'exportent en Excel ou PDF, prêts pour le registre que votre autorité locale vous demande de tenir.
Comment se passe la migration depuis un autre système
Changer le logiciel au cœur de votre réception semble risqué. Nous faisons le gros du travail, et rien de tout cela n'est facturé en plus.
Nous configurons tout pour vous
Envoyez-nous votre liste de chambres et notre équipe crée vos types de chambres, formules de restauration et chambres, pour que le calendrier soit prêt dès votre première connexion.
Importez vos données
Les listes de clients et d'agences sont importées depuis un tableur ou l'export de votre ancien système, au lieu d'être ressaisies.
Connectez vos canaux
Notre équipe support se connecte à distance et mappe avec vous vos chambres et vos tarifs sur chaque OTA.
Formez l'équipe
La formation est sans supplément et sans limite de durée, et le support technique reste gratuit et illimité après votre mise en production.
“C'est très intuitif et la mise en place a été très simple. Nous avons été opérationnels rapidement et la réception s'est adaptée immédiatement.”
Solmaz Deluxe Hotel
Découvrir les autres modules
HMS Flow fonctionne au mieux comme un système entièrement connecté. Chaque module ci-dessous partage les mêmes données, si bien que votre équipe ne ressaisit jamais rien deux fois.
Channel Manager
Connectez plus de 40 OTA et agences de voyage — Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com et bien d'autres — à un inventaire commun unique. Les tarifs, les disponibilités et les restrictions se synchronisent en temps réel, pour en finir avec les doubles réservations.
En savoir plusMoteur de réservation
Transformez votre propre site en votre meilleur canal de vente grâce à un moteur de réservation rapide et adapté aux mobiles, qui reçoit des réservations directes sans commission et des paiements en ligne sécurisés.
En savoir plusGouvernance et opérations
Coordonnez le nettoyage des chambres, les tâches de ménage et la maintenance en temps réel. Le personnel met à jour l'état des chambres depuis n'importe quel appareil — plus de talkies-walkies, plus de listes papier.
En savoir plusCRM client et fidélité
Créez des profils clients détaillés, automatisez le parcours avant l'arrivée et après le séjour, et récompensez vos clients fidèles pour développer des réservations directes récurrentes.
En savoir plusHMS Rate — Intelligence tarifaire
Comparez les prix de la concurrence en temps réel et fixez le prix de chaque chambre en toute confiance grâce aux données de marché, de demande, de saisonnalité et de parité tarifaire en direct.
En savoir plusQuestions sur PMS hôtelier et réception
Essayez PMS hôtelier et réception dans votre établissement
Utilisez tous les modules gratuitement pendant 14 jours. La mise en place et l'intégration sont à notre charge.