Hotel-PMS & Front Office
Cloud-Hotel-PMS mit Drag-and-drop-Reservierungskalender, Check-in und Check-out per Klick, Folios, Rechnungen, 50+ Berichten und Multi-Property-Verwaltung.
Hotel-PMS & Front Office
Steuern Sie Ihre gesamte Rezeption über einen einzigen Cloud-Bildschirm — visueller Reservierungskalender, schneller Check-in sowie alle Rechnungen, Berichte und Gästedaten an einem Ort, auf jedem Gerät.
- Reservierungskalender per Drag-and-Drop und farbcodierte Zimmertafel
- Check-in/Check-out mit einem Klick, Walk-ins und sofortige Zimmerwechsel
- Gruppen- und Kontingentbuchungen mit gemeinsamen Rechnungen
- Verwaltung von Zimmern, Preisen und Verfügbarkeit mit Mindestaufenthalts- und Verkaufsstopp-Regeln
- Gästerechnungen, geteilte Rechnungen, Anzahlungen und Debitorenkonten
- Extras und Zusatzleistungen bei Reservierungen mit automatischer Fakturierung und konfigurierbaren Steuern
- Über 50 integrierte Berichte zu Auslastung, Umsatz und Prognosen
- Verwalten Sie mehrere Betriebe über ein einziges zentrales Dashboard
- Gästeanmeldung mit polizeilicher Meldepflicht (KBS) und QR-Ausweisscan
- Unbegrenzte Benutzer mit rollenbasierten Berechtigungen und Provisionsverfolgung für Mitarbeiter
Hotel-PMS & Front Office
Steuern Sie Ihre gesamte Rezeption über einen einzigen Cloud-Bildschirm — visueller Reservierungskalender, schneller Check-in sowie alle Rechnungen, Berichte und Gästedaten an einem Ort, auf jedem Gerät.
Das System, auf dem alles andere im Hotel aufbaut
Ein Property-Management-System (PMS) hält alles fest, was mit einem Zimmer und einem Aufenthalt geschieht: wer es zu welchem Preis gebucht hat, wer heute Nacht darin schläft, was der Gast ausgegeben hat und was er noch schuldet. Die Rezeption arbeitet den ganzen Tag darin, das Housekeeping liest dort den Zimmerstatus ab, und der Inhaber entnimmt ihm die Zahlen des Monats.
Channel Manager und Buchungssystem sind Vertriebswerkzeuge. Der eine bringt Ihre Zimmer zu Booking.com, Expedia und den anderen OTAs, das andere verkauft sie auf Ihrer eigenen Website — und beide sind darauf angewiesen, dass das PMS genau weiß, was frei ist. In HMS Flow sind alle drei ein einziges System auf einer Datenbank: Ein Zimmer, das irgendwo verkauft wird, verschwindet aus allen anderen Kanälen, sobald der Verkauf im Kalender landet.
Da HMS Flow ein cloudbasiertes Hotel-PMS ist, läuft es im Webbrowser und in den Apps für Android und iOS. Es gibt keinen Server im Backoffice, nichts auf den einzelnen Computern zu installieren und kein Upgrade, das Sie später kaufen müssen: Sie melden sich an, wo immer Sie sind, und sehen dieselben Live-Daten wie die Rezeption.
Rezeptionen, die täglich damit arbeiten
Von der Morgenübergabe bis zum Night Audit
So sieht ein ganz normaler Tag in einem Hotel mit 30 Zimmern aus, das mit HMS Flow arbeitet. Jeder Schritt passiert auf demselben Bildschirm, und nichts wird doppelt eingegeben.
-
Übergabe am Morgen
Der Night Audit hat den Vortag um Mitternacht von selbst abgeschlossen, das Datum ist also bereits umgestellt. Die Frühschicht übernimmt die Kasse von der Nachtschicht mit dem nach Zahlungsart gezählten Bestand, und das Dashboard listet die heutigen Anreisen, Abreisen und schmutzigen Zimmer sowie alle Buchungen, die noch auf eine Zimmernummer warten.
-
Check-outs und Abrechnung
Das Gastkonto enthält bereits die Übernachtungen und jedes während des Aufenthalts gebuchte Extra — die Minibar, das Spa, die Restaurantrechnung mit ihrer Nummer. Der Gast zahlt bar, mit Karte oder per Überweisung, oder der Saldo geht mit Fälligkeitsdatum auf das Konto des Reisebüros bzw. der Firma. Die Rechnung wird in Ihrem eigenen Rechnungslayout gedruckt.
-
Telefonische Buchung eines Stammgasts
Geben Sie die Ausweisnummer des Gastes ein, und seine Daten werden aus dem letzten Aufenthalt übernommen; steht der Gast auf Ihrer schwarzen Liste, erscheint stattdessen eine Warnung. Reicht der Aufenthalt in eine neue Saison hinein, geben Sie jeder Nacht ihren eigenen Preis. Sobald die Buchung gespeichert ist, wird das Zimmer auf allen angebundenen Kanälen aus dem Verkauf genommen.
-
Eine Gruppe reist an
Eine Reisegruppe, die elf Zimmer braucht, wird als eine Gruppenreservierung erfasst: Wählen Sie die Zimmer gemeinsam auf der Zimmertafel aus und speichern Sie sie in einem Schritt; danach registrieren Sie jeden Gast einzeln, sobald er an der Rezeption ankommt.
-
Check-ins am Nachmittag
Scannen Sie Ausweis, Reisepass oder Führerschein mit dem kostenlosen Scanner oder der Handykamera, und der Gästedatensatz füllt sich von selbst aus. Bei Betrieben in der Türkei sendet der Check-in automatisch die Meldung an Polizei bzw. Gendarmerie (KBS), und mit einem angebundenen Hotspot wird der WLAN-Zugang des Gastes im selben Schritt freigeschaltet.
-
Restaurant und Bar
Bestellungen, die im Restaurant-Kassensystem Adisyo aufgenommen werden, werden automatisch auf das Zimmer des Gastes gebucht. Ein Besucher, der nicht im Haus übernachtet, wird als offener Verkauf abgerechnet; dieser lässt sich später auf das Konto eines Zimmers umbuchen, falls ein Gast die Rechnung übernehmen möchte.
-
Night Audit ohne jemanden an der Tastatur
Um Mitternacht führt HMS Flow den Tagesabschluss selbstständig durch. Das Morgenteam findet den Tag abgeschlossen und die Berichte zu Auslastung, Umsatz und Kasse fertig vor — niemand muss länger bleiben, um den Tag abzuschließen.
Alles, was das Front Office braucht, an einem Ort
Sechs Bereiche decken die Arbeit von Rezeption, Kasse und Backoffice ab. Alle sind in jedem Tarif enthalten.
Reservierungen und Zimmertafel
Eine Zimmertafel pro Monat — oder mehrere Monate nebeneinander —, auf der Sie Aufenthalte per Ziehen anlegen, verschieben oder verlängern. Erfassen Sie Schnell-, Detail-, Gruppen- und Optionsreservierungen, färben Sie sie nach Kanal oder Agentur ein, sperren Sie Zeiträume oder nehmen Sie ein Zimmer außer Betrieb, und sehen Sie auf einen Blick, wie viele Buchungen noch ein Zimmer brauchen.
Gastkonten, Kasse und Debitorenkonten
Nehmen Sie bei der Buchung eine Vorauszahlung entgegen, danach Zahlungen in bar, per Karte, Überweisung, Online-Zahlung oder Mail Order, in mehr als einer Währung. Jeder Benutzer schließt seine eigene Kasse ab und übergibt sie, ein Live-Kassenbericht schlüsselt die Einnahmen nach Zahlungsart und Währung auf, und Agenturen und Firmen haben eigene Konten mit Fälligkeitsdaten.
Preise, Verpflegungsarten und Beschränkungen
Bepreisen Sie pro Zimmer oder pro Person mit belegungsabhängigen Raten, ordnen Sie Verpflegungsarten zu und geben Sie jeder Nacht eines Aufenthalts einen eigenen Preis. Ändern Sie Preise, Verfügbarkeit, Mindest- und Höchstaufenthalt, Anreisesperre und Verkaufsstopp für einen ganzen Zeitraum in einem Schritt — mit erstattbaren und nicht erstattbaren Raten nebeneinander.
Berichte und Night Audit
Mehr als 50 Berichte — Forecast nach Zimmertyp, Auslastung und Kapazität, Umsatz nach Verpflegungsart, Nationalitäten, Main Courante, offene Salden, vorzeitige Abreisen, Preisänderungen, Gratisaufenthalte und gelöschte Reservierungen — dazu ein Verkaufs-Dashboard mit RevPAR. Jeder Bericht lässt sich nach Excel oder PDF exportieren, und der Night Audit läuft um Mitternacht von selbst.
Extras, Restaurant und Rechnungsstellung
Buchen Sie Minibar-, Spa- und Restaurantumsätze nach Outlet mit der Belegnummer auf ein Zimmer, oder rechnen Sie mit einem Besucher ab, der nicht im Haus übernachtet, und übertragen Sie die Rechnung später auf ein Zimmer. Restaurantbestellungen aus Adisyo landen von selbst auf dem Gastkonto. Rechnungen werden in Ihrem eigenen Layout gedruckt, Eingangsrechnungen aktualisieren den Lagerbestand, und in der Türkei werden E-Rechnungen über Paraşüt oder Turkcell versendet.
Benutzer, Berechtigungen und Änderungsprotokoll
Legen Sie so viele Benutzer und Geräte an, wie Sie brauchen, und bestimmen Sie für jede Person, was sie sehen und ändern darf. Erlauben Sie die Anmeldung nur über die eigene IP-Adresse des Hotels, führen Sie im Aktivitätsprotokoll jede Anlage, Änderung und Löschung auf Benutzer und IP zurück, erfassen Sie Mitarbeiterprovisionen und wechseln Sie zwischen Ihren Betrieben, ohne sich abzumelden.
Warum Hotels Tabellen und installierte Software hinter sich lassen
Die meisten Betriebe, die zu HMS Flow kommen, arbeiten mit einer Tabellenkalkulation, einem Belegungsplan auf Papier oder einem Programm, das auf einem einzigen Rezeptionscomputer installiert ist. Das ändert sich.
| Vergleich | Tabelle oder Papier | Installiertes PMS | HMS Flow |
|---|---|---|---|
| Arbeiten auf jedem Gerät, überall | Nein | Meist nur am Rezeptions-PC | Ja |
| OTAs sofort bei Verkauf aktualisiert | Nein | Oft gegen Aufpreis | Ja |
| Tagesabschluss | Manuell | Manuell, an der Rezeption | Automatisch um Mitternacht |
| Datensicherung | Liegt bei Ihnen | Auf Ihrem eigenen Server | Automatisch, auf unseren Servern |
| Updates und neue Funktionen | Nein | Kostenpflichtig, Installation vor Ort | Inklusive, nichts zu installieren |
| Mehrere Personen gleichzeitig | Eine Datei, ein Bearbeiter | Preis pro Lizenz | Unbegrenzt viele Benutzer |
| Anfangskosten | Keine | Lizenz und Hardware | Keine — ein Jahrestarif |
Ihr ganzes Haus in Ihrer Tasche
Das sind echte Screens aus der HMS Flow App, auf dem Handy oder Tablet, das Ihr Team ohnehin dabeihat — und in der Sprache, in der Sie diese Seite lesen.
Entwickelt für die Vorschriften, die für Hotels in der Türkei gelten
Bei Betrieben in der Türkei erledigen sich die behördlichen Meldungen, die sonst oft am Ende der Schicht Zeit kosten, im normalen Rezeptionsalltag.
- KBS-Identitätsmeldung an Polizei oder Gendarmerie, automatisch gesendet bei Check-in, Zimmerwechsel und Check-out
- Kein mobiler Bestätigungscode von EGM SEC zum Senden der Meldungen nötig
- Monatliche Beherbergungsstatistik für das Ministerium für Kultur und Tourismus im vorgeschriebenen Format
- E-Rechnung über die Integrationen mit Paraşüt und Turkcell
- Gäste-WLAN-Hotspot mit 5651-konformer Protokollierung
- Kostenloser Ausweis- und Passscanner, der das Dokument in den Gästedatensatz einliest
Außerhalb der Türkei?
Die Berichte Gästeliste, Nationalitäten und Main Courante lassen sich nach Excel oder PDF exportieren — bereit für jedes Register, das Ihre örtliche Behörde von Ihnen verlangt.
So funktioniert der Umstieg von einem anderen System
Die Software zu wechseln, mit der Ihre Rezeption den ganzen Tag arbeitet, klingt riskant. Wir übernehmen den Großteil der Arbeit, und nichts davon kostet extra.
Wir richten alles für Sie ein
Schicken Sie uns Ihre Zimmerliste, und unser Team legt Ihre Zimmertypen, Verpflegungsarten und Zimmer an, sodass der Kalender bereitsteht, wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden.
Daten übernehmen
Gäste- und Agenturlisten werden aus einer Tabelle oder dem Export Ihres alten Systems importiert, statt neu eingetippt zu werden.
Kanäle anbinden
Unser Support-Team schaltet sich per Fernzugriff auf und ordnet gemeinsam mit Ihnen Ihre Zimmer und Preise für jede OTA zu.
Team schulen
Schulungen kosten nichts extra und sind zeitlich nicht begrenzt, und der technische Support bleibt auch nach dem Go-live kostenlos und unbegrenzt.
“Es ist sehr intuitiv und ließ sich einfach einrichten. Wir waren schnell startklar, und die Rezeption hat es sofort verstanden.”
Solmaz Deluxe Hotel
Weitere Module entdecken
HMS Flow funktioniert am besten als ein vernetztes System. Alle unten stehenden Module greifen auf dieselben Daten zu, sodass Ihr Team nie etwas doppelt erfassen muss.
Channel Manager
Verbinden Sie über 40 OTAs und Reisebüros — Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com und mehr — mit einem gemeinsamen Inventarpool. Preise, Verfügbarkeit und Beschränkungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass Doppelbuchungen der Vergangenheit angehören.
Mehr erfahrenBuchungssystem
Machen Sie Ihre eigene Website zu Ihrem besten Vertriebskanal — mit einem schnellen, mobilfreundlichen Buchungssystem, das provisionsfreie Direktreservierungen und sichere Online-Zahlungen ermöglicht.
Mehr erfahrenHousekeeping & Betrieb
Koordinieren Sie Zimmerwechsel, Reinigungsaufgaben und Instandhaltung in Echtzeit. Das Personal aktualisiert den Zimmerstatus über jedes Gerät — keine Funkgeräte, keine Papierlisten.
Mehr erfahrenGäste-CRM & Treueprogramm
Erstellen Sie umfassende Gästeprofile, automatisieren Sie die Phasen vor Anreise und nach Abreise, und belohnen Sie Stammgäste, um treue, direkte Wiederholungsbuchungen zu steigern.
Mehr erfahrenHMS Rate — Ratenanalyse
Vergleichen Sie Wettbewerberpreise in Echtzeit und kalkulieren Sie jedes Zimmer sicher — mit Live-Daten zu Markt, Nachfrage, Saisonalität und Ratenparität.
Mehr erfahrenFragen zu Hotel-PMS & Front Office
Testen Sie Hotel-PMS & Front Office in Ihrem Betrieb
Nutzen Sie jedes Modul 14 Tage lang kostenlos. Einrichtung und Onboarding übernehmen wir.