Hotel PMS e Front Office
PMS alberghiero cloud con calendario prenotazioni drag-and-drop, check-in e check-out con un clic, conti ospite, fatturazione, 50+ report e multi-struttura.
Hotel PMS e Front Office
Gestisci l'intera reception da un'unica schermata cloud — un calendario prenotazioni visuale, check-in rapido e ogni conto, report e dettaglio ospite in un unico posto, su qualsiasi dispositivo.
- Calendario prenotazioni drag-and-drop e planimetria camere a colori
- Check-in / check-out con un clic, walk-in e spostamenti camera istantanei
- Prenotazioni di gruppo e blocchi camere con conti condivisi
- Gestione di camere, tariffe e disponibilità con restrizioni di soggiorno minimo e stop-vendita
- Conti ospite, conti divisi, depositi e city ledger
- Extra di prenotazione e tracciamento servizi aggiuntivi con fatturazione automatica e tasse configurabili
- 50+ report integrati su occupazione, ricavi e previsioni
- Gestisci più strutture da un'unica dashboard centralizzata
- Registrazione ospiti con notifica alla polizia / documenti (KBS) e scansione QR del documento
- Utenti illimitati con permessi basati sui ruoli e tracciamento delle commissioni dello staff
Hotel PMS e Front Office
Gestisci l'intera reception da un'unica schermata cloud — un calendario prenotazioni visuale, check-in rapido e ogni conto, report e dettaglio ospite in un unico posto, su qualsiasi dispositivo.
Il sistema su cui si regge tutto il resto dell'hotel
Un property management system (PMS) è il registro di tutto ciò che riguarda una camera e un soggiorno: chi l'ha prenotata e a quale prezzo, chi ci dorme stanotte, quanto ha speso e quanto deve ancora pagare. La reception ci lavora tutto il giorno, l'housekeeping ci legge lo stato delle camere e il titolare ci trova i numeri del mese.
Channel manager e booking engine sono strumenti di vendita. Il primo invia le tue camere a Booking.com, Expedia e alle altre OTA, il secondo le vende sul tuo sito — ed entrambi dipendono da un PMS che sappia esattamente cosa è libero. In HMS Flow i tre sono un unico sistema su un unico database, quindi una camera venduta su qualsiasi canale sparisce da tutti gli altri non appena la vendita arriva sul calendario.
Poiché HMS Flow è un PMS alberghiero in cloud, funziona in un browser web e nelle app per Android e iOS. Nessun server nel back office, niente da installare su ogni computer e nessun aggiornamento da acquistare in futuro: accedi ovunque ti trovi e vedi gli stessi dati in tempo reale della reception.
Le reception che lo usano ogni giorno
Dal cambio turno del mattino al night audit
Ecco una giornata normale in un hotel da 30 camere che lavora con HMS Flow. Ogni passaggio avviene sulla stessa schermata e nulla viene digitato due volte.
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Cambio turno del mattino
Il night audit ha chiuso da solo la giornata di ieri a mezzanotte, quindi la data è già passata al giorno nuovo. Il receptionist del mattino prende in consegna la cassa dal turno di notte con il saldo contato per metodo di pagamento, e la dashboard elenca gli arrivi, le partenze e le camere sporche di oggi e ogni prenotazione ancora in attesa di un numero di camera.
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Check-out e saldo dei conti
Il conto ospite contiene già le notti e ogni extra addebitato durante il soggiorno — il minibar, la spa, il conto del ristorante con il suo numero. L'ospite paga in contanti, con carta o con bonifico, oppure il saldo passa sul conto dell'agenzia di viaggio o dell'azienda con una data di scadenza. La fattura viene stampata con il tuo modello di fattura.
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Una prenotazione telefonica da un ospite abituale
Digita il numero del documento dell'ospite e i suoi dati si compilano dall'ultimo soggiorno; se l'ospite è nella tua lista nera, compare invece un avviso. Se le date sconfinano in una nuova stagione, assegna a ogni notte il suo prezzo. Nel momento in cui la prenotazione viene salvata, la camera viene tolta da tutti i canali collegati.
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Arriva un gruppo
Un tour che richiede undici camere viene inserito come un'unica prenotazione di gruppo: seleziona le camere insieme sulla planimetria camere e salvale in un solo passaggio, poi registra ogni ospite singolarmente quando arriva alla reception.
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Check-in del pomeriggio
Scansiona carta d'identità, passaporto o patente con lo scanner gratuito o con la fotocamera del telefono e la scheda ospite si compila da sola. Per le strutture in Turchia, il check-in invia automaticamente la notifica alla polizia o alla gendarmeria (KBS) e, con un hotspot collegato, l'accesso Wi-Fi dell'ospite si attiva nello stesso passaggio.
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Ristorante e bar
Le comande prese sul POS per ristoranti Adisyo vengono addebitate automaticamente sulla camera dell'ospite. Un cliente esterno non alloggiato viene fatturato come vendita aperta, che in seguito può essere spostata sul conto di una camera se un ospite decide di pagarla.
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Night audit, senza nessuno alla tastiera
A mezzanotte HMS Flow esegue da solo la chiusura giornaliera. Il team del mattino trova la giornata chiusa e i report di occupazione, ricavi e cassa pronti da leggere — nessuno deve fermarsi fino a tardi per chiudere la giornata.
Tutto ciò che serve al front office, in un unico posto
Sei aree coprono il lavoro della reception, della cassa e del back office. Sono tutte incluse in ogni piano.
Prenotazioni e planimetria camere
Una planimetria camere mensile — o più mesi affiancati — in cui crei, sposti o prolunghi un soggiorno trascinando. Inserisci prenotazioni rapide, dettagliate, di gruppo e in opzione, colorale per canale o agenzia, blocca date o metti una camera fuori servizio e vedi a colpo d'occhio quante prenotazioni hanno ancora bisogno di una camera.
Conti ospite, cassa e city ledger
Incassa un acconto al momento della prenotazione, poi pagamenti in contanti, con carta, bonifico, pagamento online o mail order, in più valute. Ogni utente chiude e consegna la propria cassa, un report di cassa in tempo reale suddivide gli incassi per metodo di pagamento e valuta, e agenzie e aziende hanno i propri conti con date di scadenza.
Tariffe, trattamenti e restrizioni
Imposta prezzi per camera o per persona con tariffe in base all'occupazione, associa i trattamenti e assegna a ogni notte del soggiorno il suo prezzo. Modifica prezzi, disponibilità, soggiorno minimo e massimo, chiusura all'arrivo e stop-vendita per un intero periodo in un'unica operazione, con tariffe rimborsabili e non rimborsabili affiancate.
Report e night audit
Più di 50 report — previsioni per tipologia di camera, occupazione e capacità, ricavi per trattamento, nazionalità, main courante, saldi aperti, partenze anticipate, variazioni di prezzo, soggiorni in omaggio e prenotazioni eliminate — più una dashboard vendite con RevPAR. Ogni report si esporta in Excel o PDF e il night audit parte da solo a mezzanotte.
Extra, ristorante e fatturazione
Addebita minibar, spa e ristorante su una camera per punto vendita con il numero dello scontrino, oppure fattura un cliente esterno non alloggiato e sposta il conto su una camera in seguito. Le comande del ristorante da Adisyo arrivano da sole sul conto ospite. Le fatture si stampano con il tuo layout, le fatture d'acquisto aggiornano il magazzino e in Turchia le fatture elettroniche partono tramite Paraşüt o Turkcell.
Utenti, permessi e tracciabilità
Aggiungi tutti gli utenti e i dispositivi che ti servono e decidi per ogni persona cosa può vedere e modificare. Consenti l'accesso solo dall'indirizzo IP dell'hotel, riconduci nel registro attività ogni inserimento, modifica ed eliminazione a un utente e a un IP, tieni traccia delle commissioni dello staff e passa da una struttura all'altra senza disconnetterti.
Perché gli hotel abbandonano fogli di calcolo e software installati
La maggior parte delle strutture che arrivano a HMS Flow lavora con un foglio di calcolo, un planning cartaceo o un programma installato su un solo computer della reception. Ecco cosa cambia.
| Confronto | Foglio di calcolo o carta | PMS installato | HMS Flow |
|---|---|---|---|
| Da qualsiasi dispositivo, ovunque | No | Di solito solo il PC della reception | Sì |
| OTA aggiornate subito a ogni vendita | No | Spesso un modulo a pagamento | Sì |
| Chiusura giornaliera | A mano | A mano, alla reception | Automatica a mezzanotte |
| Backup | A tuo carico | Sul tuo server | Automatici, sui nostri server |
| Aggiornamenti e nuove funzioni | No | Upgrade a pagamento, installati in sede | Inclusi, niente da installare |
| Più persone al lavoro insieme | Un file, un solo utente | Prezzo per licenza | Utenti illimitati |
| Costo iniziale | Nessuno | Licenza e hardware | Nessuno — un piano annuale |
Tutta la tua struttura, in tasca
Queste sono schermate reali dell'app HMS Flow, sul telefono o sul tablet che il tuo team ha già in mano — e nella lingua in cui stai leggendo questa pagina.
Pensato per le norme che valgono per gli hotel in Turchia
Per le strutture in Turchia, gli adempimenti ufficiali che di solito rubano tempo a fine turno avvengono durante il normale lavoro della reception.
- Notifica d'identità KBS alla polizia o alla gendarmeria, inviata automaticamente al check-in, al cambio camera e al check-out
- Nessun codice di approvazione mobile EGM SEC necessario per inviare le notifiche
- Statistiche mensili sugli alloggi per il Ministero della Cultura e del Turismo nel formato richiesto
- Fattura elettronica tramite le integrazioni con Paraşüt e Turkcell
- Hotspot Wi-Fi per ospiti con log conformi alla legge 5651
- Scanner gratuito per documenti d'identità e passaporti che acquisisce il documento nella scheda ospite
Fuori dalla Turchia?
I report lista ospiti, nazionalità e main courante si esportano in Excel o PDF, pronti per qualunque registro le autorità locali ti chiedano di tenere.
Come funziona il passaggio da un altro sistema
Cambiare il software su cui gira tutta la tua reception sembra rischioso. Il grosso del lavoro lo facciamo noi, e niente di tutto questo ha costi aggiuntivi.
Configuriamo tutto noi
Inviaci l'elenco delle camere e il nostro team crea tipologie di camera, trattamenti e camere, così il calendario è pronto già al tuo primo accesso.
Porta i tuoi dati
Gli elenchi di ospiti e agenzie vengono importati da un foglio di calcolo o dall'esportazione del tuo vecchio sistema, invece di essere digitati di nuovo.
Collega i tuoi canali
Il nostro team di supporto si collega da remoto e mappa insieme a te camere e tariffe su ogni OTA.
Forma il team
La formazione non ha costi aggiuntivi né limiti di tempo, e il supporto tecnico resta gratuito e illimitato anche dopo l'avvio.
“È molto intuitivo ed è stato semplice da configurare. Siamo stati operativi rapidamente e la reception lo ha imparato subito.”
Solmaz Deluxe Hotel
Esplora altri moduli
HMS Flow funziona al meglio come un unico sistema connesso. Ogni modulo qui sotto condivide gli stessi dati, così il tuo team non inserisce mai nulla due volte.
Channel Manager
Collega 40+ OTA e agenzie di viaggio — Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com e altre — a un unico inventario condiviso. Tariffe, disponibilità e restrizioni si sincronizzano in tempo reale, così le doppie prenotazioni diventano un ricordo del passato.
Scopri di piùBooking Engine
Trasforma il tuo sito web nel tuo miglior canale di vendita con un booking engine veloce e ottimizzato per mobile, che accetta prenotazioni dirette senza commissioni e pagamenti online sicuri.
Scopri di piùHousekeeping e Operazioni
Coordina il turnover delle camere, le attività di pulizia e la manutenzione in tempo reale. Lo staff aggiorna lo stato delle camere da qualsiasi dispositivo — niente radio, niente liste cartacee.
Scopri di piùCRM Ospiti e Fidelizzazione
Crea profili ospite dettagliati, automatizza il percorso pre-arrivo e post-soggiorno, e premia gli ospiti abituali per far crescere prenotazioni dirette e ripetute.
Scopri di piùHMS Rate — Rate Intelligence
Confronta i prezzi della concorrenza in tempo reale e stabilisci il prezzo di ogni camera con sicurezza grazie a dati di mercato, domanda, stagionalità e parità tariffaria in tempo reale.
Scopri di piùDomande su Hotel PMS e Front Office
Prova Hotel PMS e Front Office nella tua struttura
Usa ogni modulo gratis per 14 giorni. Configurazione e onboarding sono a nostro carico.