PMS khách sạn & Lễ tân
PMS khách sạn đám mây với lịch đặt phòng kéo thả, nhận và trả phòng một cú nhấp, folio, hóa đơn, hơn 50 báo cáo và quản lý nhiều cơ sở.
PMS khách sạn & Lễ tân
Vận hành toàn bộ quầy lễ tân từ một màn hình trên đám mây — lịch đặt phòng trực quan, check-in nhanh cùng mọi folio, báo cáo và thông tin khách tại một nơi, trên mọi thiết bị.
- Lịch đặt phòng kéo-thả và sơ đồ phòng phân theo màu
- Check-in / check-out một cú nhấp, khách walk-in và đổi phòng tức thì
- Đặt phòng theo đoàn và theo block với folio dùng chung
- Quản lý phòng, giá và phòng trống với ràng buộc số đêm tối thiểu và chặn bán (stop-sell)
- Folio của khách, tách hóa đơn, tiền đặt cọc và sổ công nợ (city ledger)
- Theo dõi dịch vụ cộng thêm của đặt phòng với hóa đơn tự động và thuế cấu hình linh hoạt
- Hơn 50 báo cáo dựng sẵn về công suất phòng, doanh thu và dự báo
- Quản lý nhiều cơ sở lưu trú từ một bảng điều khiển hợp nhất
- Đăng ký khách lưu trú với báo cáo công an / giấy tờ tùy thân (KBS) và quét giấy tờ bằng QR
- Không giới hạn người dùng với phân quyền theo vai trò và theo dõi hoa hồng nhân viên
PMS khách sạn & Lễ tân
Vận hành toàn bộ quầy lễ tân từ một màn hình trên đám mây — lịch đặt phòng trực quan, check-in nhanh cùng mọi folio, báo cáo và thông tin khách tại một nơi, trên mọi thiết bị.
Hệ thống nền tảng cho mọi bộ phận khác của khách sạn
Hệ thống quản lý cơ sở lưu trú (PMS) là nơi ghi lại mọi điều xảy ra với một phòng và một kỳ lưu trú: ai đặt phòng và với giá bao nhiêu, ai ngủ trong phòng đêm nay, họ đã chi tiêu những gì và còn nợ bao nhiêu. Lễ tân làm việc trên đó cả ngày, buồng phòng xem trạng thái phòng từ đó, và chủ cơ sở xem số liệu của tháng cũng từ đó.
Channel manager và công cụ đặt phòng là công cụ bán hàng. Một bên đưa phòng của bạn lên Booking.com, Expedia và các OTA khác, bên kia bán phòng trên chính website của bạn — và cả hai đều phụ thuộc vào việc PMS biết chính xác phòng nào còn trống. Trong HMS Flow, cả ba là một hệ thống trên một cơ sở dữ liệu, nên phòng bán ở bất kỳ đâu sẽ biến mất khỏi mọi kênh khác ngay khi giao dịch được ghi lên lịch.
Vì HMS Flow là PMS khách sạn trên nền tảng đám mây, hệ thống chạy trên trình duyệt web và trên ứng dụng Android, iOS. Không có máy chủ đặt ở văn phòng hậu cần, không phải cài đặt gì trên từng máy tính và không phải mua bản nâng cấp về sau: bạn đăng nhập ở bất cứ đâu và thấy cùng dữ liệu trực tiếp như quầy lễ tân.
Quầy lễ tân đang dùng hằng ngày
Từ bàn giao ca sáng đến kiểm toán đêm
Đây là một ngày bình thường tại một khách sạn 30 phòng dùng HMS Flow. Mọi bước đều diễn ra trên cùng một màn hình, và không có gì phải nhập hai lần.
-
Bàn giao ca sáng
Kiểm toán đêm đã tự chốt ngày hôm qua lúc nửa đêm, nên ngày đã được chuyển sang. Lễ tân ca sáng nhận két tiền từ ca đêm với số dư đã được đếm theo từng phương thức thanh toán, và bảng điều khiển liệt kê khách đến, khách đi, phòng bẩn của hôm nay cùng mọi đặt phòng còn đang chờ số phòng.
-
Trả phòng và thanh toán
Folio đã có sẵn tiền phòng từng đêm và mọi dịch vụ thêm được ghi trong thời gian lưu trú — minibar, spa, hóa đơn nhà hàng kèm số phiếu. Khách trả bằng tiền mặt, thẻ hoặc chuyển khoản ngân hàng, hoặc số dư được chuyển sang tài khoản của đại lý du lịch hay công ty kèm hạn thanh toán. Hóa đơn được in theo mẫu hóa đơn của chính bạn.
-
Khách quen đặt phòng qua điện thoại
Nhập số giấy tờ tùy thân của khách và thông tin sẽ tự điền từ lần lưu trú trước; nếu khách nằm trong danh sách đen, hệ thống sẽ hiện cảnh báo. Nếu ngày ở kéo sang mùa mới, hãy đặt giá riêng cho từng đêm. Ngay khi đặt phòng được lưu, phòng đó được rút khỏi mọi kênh đã kết nối.
-
Đoàn khách đến
Một đoàn tour cần mười một phòng được nhập thành một đặt phòng đoàn: chọn các phòng cùng lúc trên sơ đồ phòng và lưu trong một bước, rồi đăng ký từng khách khi họ đến quầy.
-
Check-in buổi chiều
Quét căn cước, hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe bằng máy quét miễn phí hoặc camera điện thoại và hồ sơ khách tự điền. Với cơ sở tại Thổ Nhĩ Kỳ, check-in tự động gửi thông báo cho công an hoặc hiến binh (KBS), và nếu có kết nối hotspot, thông tin đăng nhập Wi-Fi của khách được kích hoạt ngay trong cùng bước đó.
-
Nhà hàng và quầy bar
Order nhận trên POS nhà hàng Adisyo được tự động ghi vào phòng của khách. Khách vãng lai không lưu trú được tính tiền dưới dạng hóa đơn mở (open sale), có thể chuyển vào tài khoản phòng sau nếu một khách lưu trú quyết định trả thay.
-
Kiểm toán đêm, không cần ai ngồi máy
Đúng nửa đêm, HMS Flow tự chạy quy trình chốt ngày. Ca sáng đến là thấy ngày đã được chốt và các báo cáo công suất phòng, doanh thu và tiền mặt đã sẵn sàng để xem — không ai phải ở lại muộn để chốt ngày.
Mọi thứ bộ phận lễ tân cần, ở cùng một nơi
Sáu mảng bao quát công việc của lễ tân, thu ngân và văn phòng hậu cần. Tất cả đều có trong mọi gói.
Đặt phòng và sơ đồ phòng
Sơ đồ phòng theo tháng — hoặc nhiều tháng cạnh nhau — nơi bạn kéo để tạo, di chuyển hoặc kéo dài kỳ lưu trú. Nhập đặt phòng nhanh, chi tiết, theo đoàn và tạm giữ, tô màu theo kênh hoặc đại lý, chặn ngày hoặc ngưng phục vụ một phòng, và thấy ngay còn bao nhiêu đặt phòng chưa được xếp phòng.
Folio, thu ngân và sổ công nợ
Nhận tiền trả trước khi đặt phòng, sau đó thu bằng tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, thanh toán trực tuyến hoặc mail order, với nhiều loại tiền tệ. Mỗi người dùng tự chốt và bàn giao két tiền của mình, báo cáo tiền mặt trực tiếp tách khoản thu theo phương thức và loại tiền, còn đại lý và công ty có tài khoản riêng kèm hạn thanh toán.
Giá, chế độ ăn và ràng buộc
Định giá theo phòng hoặc theo người với mức giá theo số khách, gắn chế độ ăn và đặt giá riêng cho từng đêm của kỳ lưu trú. Thay đổi giá, phòng trống, số đêm tối thiểu và tối đa, đóng nhận khách đến (CTA) và chặn bán cho cả một khoảng ngày chỉ trong một lần, với giá được hoàn tiền và không hoàn tiền đặt cạnh nhau.
Báo cáo và kiểm toán đêm
Hơn 50 báo cáo — dự báo theo loại phòng, công suất và sức chứa, doanh thu theo chế độ ăn, quốc tịch, main courante, số dư chưa thanh toán, trả phòng sớm, thay đổi giá, lưu trú miễn phí (complimentary) và đặt phòng đã xóa — cùng bảng điều khiển bán hàng có RevPAR. Mọi báo cáo đều xuất được ra Excel hoặc PDF, và kiểm toán đêm tự chạy lúc nửa đêm.
Dịch vụ thêm, nhà hàng và hóa đơn
Ghi chi phí minibar, spa và nhà hàng vào phòng theo từng điểm bán kèm số phiếu, hoặc tính tiền cho khách vãng lai không lưu trú rồi chuyển hóa đơn vào phòng sau. Order nhà hàng từ Adisyo tự vào folio. Hóa đơn in theo mẫu của riêng bạn, hóa đơn mua hàng cập nhật tồn kho, và tại Thổ Nhĩ Kỳ hóa đơn điện tử được gửi qua Paraşüt hoặc Turkcell.
Người dùng, phân quyền và nhật ký hoạt động
Thêm bao nhiêu người dùng và thiết bị tùy nhu cầu và quyết định cho từng người được xem và thay đổi những gì. Chỉ cho phép đăng nhập từ địa chỉ IP của khách sạn, truy vết mọi thao tác thêm, sửa, xóa đến từng người dùng và IP trong nhật ký hoạt động, theo dõi hoa hồng của nhân viên và chuyển giữa các cơ sở của bạn mà không cần đăng xuất.
Vì sao khách sạn rời bỏ bảng tính và phần mềm cài đặt
Phần lớn cơ sở đến với HMS Flow đang dùng bảng tính, sổ sách giấy hoặc một chương trình cài trên một máy tính lễ tân. Đây là những gì thay đổi.
| Tiêu chí so sánh | Bảng tính/giấy | PMS cài đặt | HMS Flow |
|---|---|---|---|
| Làm việc mọi nơi, mọi thiết bị | Không | Thường chỉ máy lễ tân | Có |
| Cập nhật OTA ngay khi bán phòng | Không | Thường là tiện ích trả phí | Có |
| Kiểm toán đêm | Thủ công | Thủ công, tại quầy | Tự động lúc nửa đêm |
| Sao lưu | Tự bạn lo | Trên máy chủ riêng | Tự động, máy chủ của chúng tôi |
| Cập nhật và tính năng mới | Không | Nâng cấp trả phí, cài tại chỗ | Đã bao gồm, không cần cài |
| Nhiều người làm cùng lúc | Một tệp, một người sửa | Tính phí theo giấy phép | Không giới hạn người dùng |
| Chi phí ban đầu | Không có | Giấy phép và phần cứng | Không — một gói theo năm |
Toàn bộ cơ sở của bạn, gọn trong túi
Đây là những màn hình thật của ứng dụng HMS Flow, trên chiếc điện thoại hay máy tính bảng mà đội ngũ của bạn vốn đã mang theo — và bằng đúng ngôn ngữ bạn đang đọc trang này.
Đáp ứng các quy định mà khách sạn tại Thổ Nhĩ Kỳ phải tuân theo
Với cơ sở tại Thổ Nhĩ Kỳ, việc báo cáo cho cơ quan chức năng vốn thường ngốn thời gian cuối ca nay diễn ra ngay trong công việc lễ tân thường ngày.
- Khai báo nhân thân KBS cho công an hoặc hiến binh, tự động gửi khi check-in, đổi phòng và check-out
- Không cần mã phê duyệt di động EGM SEC để gửi khai báo
- Thống kê lưu trú hằng tháng cho Bộ Văn hóa và Du lịch theo đúng định dạng quy định
- Hóa đơn điện tử qua tích hợp Paraşüt và Turkcell
- Hotspot Wi-Fi cho khách với lưu nhật ký theo Luật 5651
- Máy quét căn cước và hộ chiếu miễn phí, đọc giấy tờ thẳng vào hồ sơ khách
Ngoài Thổ Nhĩ Kỳ?
Báo cáo danh sách khách, quốc tịch và main courante xuất được ra Excel hoặc PDF, sẵn sàng cho bất kỳ sổ đăng ký nào mà cơ quan địa phương yêu cầu bạn lưu giữ.
Chuyển đổi từ hệ thống khác diễn ra thế nào
Thay phần mềm mà quầy lễ tân dùng hằng ngày nghe có vẻ rủi ro. Chúng tôi lo phần việc nặng nhọc, và tất cả đều không tốn thêm chi phí.
Chúng tôi thiết lập cho bạn
Gửi cho chúng tôi danh sách phòng, đội ngũ của chúng tôi sẽ tạo loại phòng, chế độ ăn và các phòng, để lịch sẵn sàng ngay lần đầu bạn đăng nhập.
Mang theo dữ liệu
Danh sách khách và đại lý được nhập từ bảng tính hoặc tệp xuất của hệ thống cũ thay vì phải gõ lại.
Kết nối các kênh
Đội hỗ trợ của chúng tôi kết nối từ xa và cùng bạn liên kết (map) phòng và giá trên từng OTA.
Đào tạo đội ngũ
Đào tạo không tính thêm phí và không giới hạn thời gian, và hỗ trợ kỹ thuật vẫn miễn phí, không giới hạn sau khi bạn chính thức vận hành.
“Hệ thống rất trực quan và cài đặt khá đơn giản. Chúng tôi vận hành được ngay và quầy lễ tân làm quen tức thì.”
Solmaz Deluxe Hotel
Khám phá các phân hệ khác
HMS Flow hoạt động tốt nhất như một hệ thống liền mạch. Mỗi phân hệ bên dưới dùng chung một nguồn dữ liệu, nên đội ngũ của bạn không bao giờ phải nhập lại thứ gì hai lần.
Channel Manager
Kết nối hơn 40 OTA và đại lý du lịch — Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com và nhiều kênh khác — vào một quỹ phòng chung. Giá, tình trạng phòng trống và các ràng buộc đồng bộ theo thời gian thực, để đặt trùng phòng trở thành chuyện của quá khứ.
Tìm hiểu thêmCông cụ đặt phòng
Biến website của bạn thành kênh bán phòng hiệu quả nhất với công cụ đặt phòng nhanh, thân thiện với di động, nhận đặt phòng trực tiếp không hoa hồng và thanh toán trực tuyến an toàn.
Tìm hiểu thêmBuồng phòng & Vận hành
Điều phối dọn phòng, công việc vệ sinh và bảo trì theo thời gian thực. Nhân viên cập nhật trạng thái phòng từ mọi thiết bị — không cần bộ đàm, không cần danh sách giấy.
Tìm hiểu thêmCRM & Khách hàng thân thiết
Xây dựng hồ sơ khách hàng chi tiết, tự động hóa hành trình trước khi đến và sau lưu trú, và tri ân khách quay lại để nuôi dưỡng nguồn đặt phòng trực tiếp trung thành.
Tìm hiểu thêmHMS Rate — Phân tích giá thông minh
Khảo giá đối thủ theo thời gian thực và tự tin định giá từng phòng dựa trên dữ liệu trực tiếp về thị trường, nhu cầu, mùa vụ và đồng nhất giá (rate parity).
Tìm hiểu thêmCâu hỏi về PMS khách sạn & Lễ tân
Trải nghiệm PMS khách sạn & Lễ tân tại cơ sở của bạn
Dùng miễn phí mọi phân hệ trong 14 ngày. Chi phí cài đặt và khởi tạo do chúng tôi lo.